Proces certifikacije

Postupak suspenzije i povlačenja certifikata

Suspenzija: vremenski ograničen status koji će naknadno rezultirati ili obnovom certifikata ili povlačenjem.

Povlačenje: trajno poništenje certifikata.

Pokretanje suspenzije ili povlačenja

DNV može pokrenuti suspenziju u slučajevima kada:

1. Certificirani sustav upravljanja trajno i ozbiljno ne ispunjava zahtjeve certifikacije, na primjer:

• neadekvatno reagiranje na utvrđene nesukladnosti;
• sustav upravljanja ne odražava trenutačnu organizaciju i procese, npr. kao rezultat promjena, akvizicija, diverzifikacije i sl.;
• značajan dio sustava upravljanja nije implementiran.

2. Nadzorni auditi i auditi recertifikacije ne mogu se provesti u propisanoj učestalosti ili prema planiranom rasporedu.

3. Kršenje uvjeta potpisanog ugovora o certifikaciji, na primjer:

• neplaćanje naknada;
• nepravilna uporaba certifikacijske oznake i upućivanje na certifikaciju.

4. Kupac dobrovoljno zatraži privremenu suspenziju.

5. Zaprimljeni su dokazi od nadležnih tijela ili drugih izvora koji mogu utjecati na status certifikata, na primjer:

• dokazi o neusklađenosti s regulatornim ili zakonskim zahtjevima relevantnima za certificirani sustav upravljanja;
• dokazi o neučinkovitom sustavu upravljanja u slučaju ozbiljnih incidenata ili nesreća.

6. Posebni zahtjevi certifikacijske sheme nalažu suspenziju.

Ovlašteno osoblje DNV‑a donosi odluku o poduzimanju potrebnih mjera na temelju temeljitog pregleda i vrednovanja dostupnih dokaza. Ako se odluči o suspenziji, primjenjuje se postupak opisan u nastavku.

Suspenzija certifikata obično se primjenjuje kao prvi korak, nakon čega može uslijediti povlačenje ako se razlozi suspenzije ne otklone u odgovarajućem roku. Ovisno o ozbiljnosti slučaja, DNV može donijeti i odluku o izravnom povlačenju certifikata.

Ako je neuspješnost sustava upravljanja vezana uz određeni dio organizacije, određene proizvode i sl., DNV može razmotriti i smanjenje opsega certifikacije kao alternativu suspenziji, u skladu s pravilima pojedine certifikacijske sheme. DNV također može odlučiti izdati upozorenje kupcu da se suspenzija razmatra.

Suspenzija

Odluka o suspenziji certifikata službeno se dostavlja kupcu i uključuje sljedeće informacije:

• izjavu o odluci o suspenziji certifikata te datum početka suspenzije;
• podatke o suspendiranom certifikatu i razloge suspenzije;
• izjavu kojom se navodi da, ovisno o certifikacijskoj shemi, mogu postojati pravila o maksimalnom trajanju suspenzije, postupcima korektivnih radnji, ograničenjima u vezi s navođenjem certifikata i uporabom certifikacijskih oznaka, uključujući zahtjeve vlasnika shema i akreditacijskih tijela;
• pravo na žalbu na odluku DNV‑a. Uobičajeno je da se za podnošenje žalbe daje rok od 21 dan, no mogu se primjenjivati i drugačiji rokovi u skladu s pravilima pojedine certifikacijske sheme. Žalba se može podnijeti putem postupka za pritužbe i žalbe.

Za većinu certifikacijskih shema certifikat se u pravilu ne suspendira na razdoblje dulje od 6 mjeseci, iako su moguće varijacije ovisno o shemi.

Praćenje

Na temelju odgovora kupca i provedenih aktivnosti, DNV provjerava jesu li razlozi koji su doveli do suspenzije na odgovarajući način otklonjeni.

Ovisno o ishodu provjere, DNV će:

• proglasiti pozitivan rezultat i obnoviti suspendirani certifikat; ili
• proglasiti negativan rezultat zbog neotklanjanja razloga suspenzije, što će u pravilu dovesti do trajnog povlačenja certifikata (vidi u nastavku).

DNV će kupca obavijestiti o rezultatu postupka praćenja.

Povlačenje

Postupak povlačenja certifikata pokreće se ako:

• kupac ne ispuni uvjete za obnovu suspendiranog certifikata;
• suspenzija nije primjerena mjera u konkretnom slučaju.

Odluka o povlačenju certifikata službeno se dostavlja kupcu i uključuje sljedeće informacije:

• izjavu o odluci o povlačenju certifikata i datum povlačenja;
• podatke o povučenom certifikatu i razloge povlačenja;
• obvezu prestanka uporabe DNV certifikacijske oznake ili drugih oznaka te svih upućivanja na certifikaciju (uključujući uklanjanje preslika certifikata).

Pravo na žalbu na odluku DNV‑a. Uobičajeno je da se za podnošenje žalbe daje rok od 21 dan, no mogu se primjenjivati i drugačiji rokovi u skladu s pravilima pojedine certifikacijske sheme. Žalba na odluku o suspenziji ili povlačenju certifikacije može se podnijeti putem postupka za pritužbe i žalbe.